Bezpieczeństwo w biurze (domowym). Jak chronić dane?

Większość danych przechowuje się na komputerach, ale nie wszystkie, dlatego szafki też są potrzebne – na papierowe dokumenty, notatki, a także nośniki danych oraz inne ważne przedmioty. Prostą i skuteczną metodą ograniczenia dostępu jest użycie zamka meblowego. W zależności od potrzeb może mieć różne funkcje i poziom zaawansowania.

Na przestrzeni ostatniego roku upowszechniła się praca zdalna, ale wyniki najnowszego badania EY Polska wskazują, że nie pozostanie ona z nami na stałe. Żadna z zapytanych firm nie planuje przejścia w pełni na pracę zdalną po pandemii. 15% zamierza kontynuować pracę w trybie zdalnym przez dwa dni w tygodniu, łącząc ją z pracą w biurze. Zdaniem ekspertów od rynku biurowego to właśnie model mieszany stanie się najbardziej popularny.

Niezależnie od modelu pracy i miejsca jej wykonywania, w domu i w biurze obowiązują takie same wymogi dotyczące bezpieczeństwa danych. W dzisiejszych czasach większość danych przechowywana jest na nośnikach cyfrowych, ale nie wszystkie. W niektórych przypadkach nie można się obejść bez dokumentów papierowych, które bezpieczniej trzymać w szafce zamykanej na klucz. Warto trzymać w niej także elektroniczne nośniki danych, w tym służbowy telefon. – Najprostszym sposobem na zabezpieczenie szafki w domowym biurze jest zamek Whatlock – doradza Michał Kichler, menedżer produktu i marketingu w Häfele. – Otwarcie następuje przez przyłożenie magnetycznego klucza w odpowiednim miejscu. Zamek jest zupełnie niewidoczny i nie wymaga otworu we froncie, więc nie ingeruje w wygląd mebla i jest ławy w montażu. Warto zamontować go także w szafkach kuchennych i łazienkowych w celu ochrony dzieci, które lubią zaglądać tam, gdzie nie powinny np. do szafek z ostrymi narzędziami lub detergentami – dodaje.

Jeden klucz do kilku zamków

Mieszany system pracy często wymaga przenoszenia nośników elektronicznych i dokumentów pomiędzy biurem a domem. Wówczas wygodnie jest mieć jeden, ten sam klucz do kilku szafek w różnych miejscach. Zdarza się, że dostęp do tych szafek musi mieć kilka osób. – Na takie potrzeby mamy system Häfele Symo – sugeruje ekspert.

– Dzięki szerokiemu wyborowi typów zamków i wymiennym wkładkom, możemy dowolnie konfigurować, który klucz otwiera który zamek. Dodatkowo system klucza master pozwala na ustalanie hierarchii dostępu do szafek lub szuflad, a klucz serwisowy umożliwia także wymianę wkładki w przypadku utraty klucza lub zmiany przeznaczenia – wyjaśnia.

Otwieranie kilku zamków naraz

Jeszcze mocniejszą ochronę daje elektroniczny system kontroli dostępu o nazwie Dialock. Główną zaletą systemu jest możliwość konfigurowania kart, które pełnią funkcję klucza. Stanowi to bardzo bezpieczne rozwiązanie, gdyż w każdej chwili możemy przypisać lub skasować dostęp dla danej karty.

Ten sposób zamykania jest używany głównie do zabezpieczenia gablot w ekskluzywnych sklepach lub nowoczesnych biurach, ale coraz częściej pojawia się w domach. – Jest montowany na przykład w szafkach umieszczonych w garderobie, w których przechowuje się biżuterię i inne wartościowe przedmioty. Dialock podoba się zwłaszcza bardzo wymagającym osobom. Jego dużą zaletą jest to, że zamek jest zupełnie niewidoczny z zewnątrz – zauważa Michał Kichler.

Pomimo pędzącej digitalizacji i cyfryzacji nie wszystko przechowuje się w biurach na komputerach zabezpieczonych hasłami. Kluczowe informacje zapisane na papierze, a nawet przenośne magazyny danych, dla większego bezpieczeństwa lepiej trzymać pod kluczem.